Mit Hilfe der Lösung Signature 365 von Symprex ist es möglich E-Mail-Signaturen (Abbinder) mit geringen administrativen Aufwand zu betreiben. Wie der Name Signature 365 bereits vermuten lässt, liegt der Fokus hier auf den Microsoft-Online-Diensten (Microsoft 365). So auch in diesem Beitrag: Microsoft 365 (Exchange Online & Outlook).
Lösung (Kurzfassung)
Sicherstellen, dass der Textinhalt nicht in das reservierte Signatur-Segment geschrieben wird.
Um das zu prüfen kann der geschriebene Text zuerst markiert und darauf anschließend ein Rechtsklick ausgeführt werden. Öffnet sich das „normale“ Kontextmenü , ist alles korrekt. Öffnet sich mit dem Rechtsklick aber das Signatur-Kontextmenü, so steht der Text im Signatur-Segment und muss von dort verschoben werden.
Lösung (Ausführlich)
Für die Outlook-Signatur gibt es im E-Mail Body einen reservierten Bereich. Schreibt man in diesen Bereich Text, so besteht die Gefahr, dass dieser überschrieben wird.
Das nachfolgende Beispiel soll dies verdeutliche. Der Inhalt „Text 3“ befindet sich hier im Bereich der E-Mail-Signatur.
Wird nun die E-Mail-Signatur eingefügt, überschreibt sie diesen Textinhalt
Durch die Markierung ist der Anfang der E-Mail-Signatur zu erkennen. Dabei startet sie nicht beim ersten Buchstaben, sondern schon vorher mit Zeilenumbrüchen. Diese müssen beim Löschen der Signatur ebenfalls entfernt bzw. der Textinhalt über diese verfasst werden.
Beim Verfassen einer neuen E-Mail daher darauf achten, wo sich der geschriebene Text befindet. Löscht man die E-Mail-Signatur bei einer neu verfassten E-Mail, so ebenfalls sicherstellen, dass die komplette Signatur inkl. Zeilenumbrüchen aus der E-Mail entfernt wurde. Anschließend überschreibt die Signatur auch keinen Text mehr
